Wat heb je nodig voor videoconferencing?

De grote vraag die 90% van de keren werd gesteld tijdens het onderzoeken naar videoconferencing: “wat heb je nodig voor videoconferencing?”

Om te weten wat je nodig hebt moet je eerst weten welke wensen je hebt, hoe groot je onderneming is, hoeveel mensen er gebruik van gaan maken en zo zijn er nog een aantal vragen. Voor een klein bedrijf of zelfs voor thuisgebruik is videoconferencing zeer eenvoudig en tegen lage kosten te realiseren, voor een MKB bedrijf ligt het alweer wat lastiger en moet je advies of informatie inwinnen over het implementeren van videoconferencing voor een grote onderneming, een corporate of multinational, komen er al helemaal andere facetten bijkijken.

In dit artikel nemen wij je mee in een basis overzicht voor de volgende type ondernemingen en behoeften.

Videoconferencing voor klein bedrijf, startup of thuisgebruik

Videobellen met collega’s of klanten vanuit een kantoor is zeer eenvoudig te realiseren. Voordat je begint aan verschillende tests is het van belang om te bepalen hoeveel je uberhaupt wilt uitgeven aan videobellen. Het budget bepaald mede of je een luxe en uitgebreide setup wilt installeren of out-of-the-box wilt beginnen met standaard oplossingen, veelal gratis.

1. Hoeveel budget wil je gebruiken?
2. Hoe vaak denk je te gaan videobellen?
3. Met hoeveel personen wil je maximaal in een gesprek kunnen zitten?
4. Moet het systeem ook naar andere type videoconferencing-technologie moeten kunnen verbinden?
5. Waar zal je veelal je videogesprekken hebben? (op kantoor naast collega’s, in een aparte kamer, alleen in je kantoor)
6. Moet de oplossing bestanden kunnen delen c.q. presenteren?

Kleine setup 30,- tot 100,- (minimaal)

Logitech webcam C270

Hardware

Een setup van ongeveer 50 euro is een prima laagdrempelige manier om te starten met videoconferencing. Zo is bijvoorbeeld de Logitech C270 – HD Webcam te koop voor ongeveer 35 euro (Koop nu op Bol.com | Vandaag besteld is morgen op kantoor of thuis!) en is van alle gemakken voorzien. De 720p camera zorgt ervoor dat u goed te zien bent en een ingebouwde microfoon zorgt ervoor dat verstaanbaar bent. Daarnaast kan het voor komen dat er echo onstaat, hiervoor is een headset aanbevolen gezien het feit dat het geluid uit de computer dan niet rechstreeks in de camera gaat. Vaak is er ook echo cancelation ingebouwd om dit tegen te gaan.

Software

Qua software is de bekenste videobel-oplossing natuurlijk Skype. Deze gratis videobel-applicatie is de bekenste ter wereld en ook het meest gebruikt. Het is eenvoudig in een setup en het aansluiten en opzetten van de webcam is een gemakkelijke klus. Voor het videobellen op PC of laptop is daarom in een kleine setup ook deze oplossing aanbevolen. En andere mogelijkheid is Skype for Business. Als je bedrijf al gebruik maakt van Office 365 bijvoorbeeld kan je ook de keuze maken om Skype for Business ook in het pakket te nemen. Het is een professionele oplossing en door gebruik van de webapplicatie kan je ook iedereen uitnodigen die Skype for Business niet heeft.

Daarnaast is onder andere Google Hangouts, Facebook Messenger, Whatsapp en natuurlijk de oplossing van Apple, namelijk FaceTime.

Gangbare setup 100,- tot 250,- (aanbevolen als u vaak gaat videobellen)

Logitech C930E – De beste desktop en laptop webcam

Hardware

De C270 webcam is natuurlijk een instapmodel en heeft zo’n zijn nadelen. Er zijn ervaringen op internet te lezen waarbij de microfoon niet van super kwaliteit is en de C270 niet goed klemt op het beeldscherm. Natuurlijk zijn er ook andere varianten beschikbaar die van het merk Logitech komen. De Logitech C930E – HD Pro Webcam wordt gezien als een van de website webcams op dit moment op de markt. Met een prijskaartje van rond de 100,- (Koop nu op Bol.com | Vandaag besteld is morgen op kantoor of thuis!) is het een dure webcam maar de kwaliteit mag er zeker zijn. Daarnaast is een headet ook aanbevolen als je in de buurt zit van collega’s of goed naar het gesprek moet kunnen luisteren. Het merk Plantronics wordt over het algemeen ervaren als het beste merk wat betreft prijs en kwaliteit verhouding.

Software

Qua software ga je wat meer keuze hebben als het budget wat hoger wordt. Ten eerste raden wij je om eens goed te kijken naar Skype for Business. Een oplossing die standaard wordt meegeleverd in Office 365. Daarnaast zijn oplossingen zoals Vidyo, Cisco Webex en Zoom ook een interessante mogelijkheid. Afhankelijk van de wensen en noodzaak van goede kwaliteit komt het meer aan op voorkeur. Er zijn verschillende prijzen en business modellen waardoor de keuze wellicht makkelijker gemaakt wordt als het budget ook helder is.

MKB bedrijven en videoconferencing

Videoconferencing apparatuur in een vergaderkamer

Voor MKB bedrijven is videoconferencing een uitgelegen kans om fors te kunnen besparen op onder andere reiskosten. Het gebruik van videoconferencing technologie is dan ook voor MKB bedrijven een must als het op IT-strategie aankomt. Ook hierbij is het belangrijk om te weten wat de wensen zijn voordat een goede keus gemaakt kan worden, de volgende vragen zullen erg belangrijk zijn:

1. Is er behoefte aan een vergaderzaal oplossing?
2. Moet de vergaderzaal oplossing naast videobellen ook “Offline” kunnen presenteren?
3. Hoeveel locaties moeten kunnen videobellen?
4. Hoeveel deelnemers moeten maximaal in 1 videogesprek zitten?
5. Moet het systeem eenvoudig laptops kunnen laten aansluiten om in het videogesprek te kunnen presenteren?
6. Staat er uberhaupt nog videoconferencing apparatuur dat vervangen moet worden?
7. Moeten er extra meubels worden gekocht of zelfs op maat gemaakt worden?
8. Wat is de huidige IT / ICT strategie binnen de onderneming en hoe past videoconferencing daarin?
9. Is er iemand of zijn er meerdere personen die de videoconferencing business case kunnen dragen?
10. Is er iemand of zijn er meerdere personen die collega’s of medewerkers kunnen trainen of zelfs kunnen helpen bij vragen?

Kortom, er komt veel kijken bij het uitzoeken van videoconferencing voor een MKB bedrijf en zeker als het om meerdere locaties gaat. Investeringen beginnen vanaf 1.000,- met jaarlijkse onderhoudskosten zo rond de 250,- tot 500,- per jaar afhankelijk van de wensen en eisen. Hoeft het allemaal niet zo uitgebreid dan raden wij je aan om te kijke naar de oplossingen en aanbevelingen staan in het eerste stuk van dit artikel “Videoconferencing voor klein bedrijf, startup of thuisgebruik“.

Corporate, multinationals – Waarvoor videoconferencing apparatuur gemaakt is

Als het voor MKB bedrijven al een interessante uitdaging is, is het voor een grote onderneming met vele locaties, medewerkers, IT policies en meer een nog grotere uitdaging zijn. Niet onmogelijk, het zal alleen wat meer tijd kosten om alles goed in orde te hebben. Bovenstaande vragen zijn nog maar het tipe van de ijsberg als het aankomt op het implementeren van videoconferencing in een corporate-omgeving. Over het algemeen staat er al jaren videoconferencing apparatuur binnen multinationals waardoor het eerder een kwestie van vervanging is dan een daadwerklijke nieuwe implementatie.

Ook zijn er vaak meerdere huisleveranciers aanwezig die een eigen kijk op deze oplossingen hebben. Het is aan te raden om eens per jaar met een derde te schakelen om de laatste trends en technologien te bespreken, wellicht zijn er onlangs nieuwe introducties geweest van oplossingen die een meerwaarde kunnen betekenen voor het bedrijf.

Wij denken graag met je mee!

Videoconnectie.nl is een initiatief van videoconferencing consultants en specialisten met jaren ervaring in de business. Zowel aan de verkopende als de inkopende kant hebben deze consultants de industrie en technologie van dichtbij meegemaakt. Ben je opzoek naar een onafhankelijke mening, is er een second opinion nodig, adviessprek of wellicht ondersteuning in het koopproces?

Stuur ons dan vandaag nog een berichtje en we komen graag eens langs om het door te nemen.